# Ordnungsgemäße Rechnung erstellen und schreiben

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- Veröffentlicht: 2022-11-30T08:02:30+01:00
- Autor: Thomas Stuppy

Seitens des Gesetzgebers gibt es keinen im Detail verbindlichen Aufbau für eine 
ordnungsgemäße Rechnung, aber klare Anforderungen an ihren Inhalt. Deshalb lässt
sich die Frage „Wie muss eine Rechnung aussehen?“ eigentlich schon im Wesentlichen
mit einem Blick auf die verpflichtenden Informationen beantworten. Sie geben vor,
was unbedingt auf eine Rechnung muss. **Und es dürfte klar sein, dass man diese 
Informationen dann am besten logisch anordnet und gut leserlich ausführt.** Wer 
eine Rechnung erstellen will, sollte sich also zunächst an diesen Vorgaben orientierten.
Sind sie erfüllt, ist zu überlegen, ob beim Rechnung schreiben noch weitere Aspekte
berücksichtigt werden könnten. In diesem Zusammenhang ist zu bedenken, dass es verschiedene
Arten der Rechnung gibt, bei denen sich die inhaltlichen Anforderungen unterscheiden.
Wer die Formalien einhält und eventuelle Besonderheiten beachtet, kann darüber hinaus
erwägen, ob sich Rechnungen etwa zur Werbung oder Imagebildung nutzen lassen – aber
stets nur nach Rücksprache mit der Steuerberatungs- und Anwaltskanzlei.

[Welchem Aufbau folgt eine ordnungsgemäße Rechnung?](https://www.maier-steuerberater.de/ordnungsgemaesse-rechnung-erstellen-und-schreiben/#h-welchem-aufbau-folgt-eine-ordnungsgemasse-rechnung)

[Wie muss eine ordnungsgemäße Rechnung aussehen?](https://www.maier-steuerberater.de/ordnungsgemaesse-rechnung-erstellen-und-schreiben/#h-wie-muss-eine-ordnungsgemasse-rechnung-aussehen)

[Leichter eine ordnungsgemäße Rechnung schreiben](https://www.maier-steuerberater.de/ordnungsgemaesse-rechnung-erstellen-und-schreiben/#h-leichter-eine-ordnungsgemasse-rechnung-schreiben)

## Welchem Aufbau folgt eine ordnungsgemäße Rechnung?

Wer eine ordnungsgemäße Rechnung schreiben will, sollte beim Aufbau zuerst darauf
achten, dass die [gesetzlich geforderten Informationen](https://www.trialog-magazin.de/steuern-und-finanzen/buchfuehrung-bilanz/pflichtangaben-auf-rechnung-entscheiden-ueber-vorsteuerabzug/)
enthalten sind. Was auf eine Rechnung muss, hängt auch vom Rechnungsbetrag ab. Beim
Erstellen einer Rechnung [bis 250 Euro brutto](https://www.trialog-magazin.de/steuern-und-finanzen/kleinbetragsrechnung-birgt-so-manche-steuerfalle/)
sind weniger Angaben notwendig, als bei darüber liegenden Beträgen. Laut [§33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung ](https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__33.html)
muss in diesem Fall eine Rechnung aussehen wie folgt, es sind vier Angaben verpflichtend:

 * der korrekte Name und die komplette Anschrift des leistenden Unternehmens,
 * das Ausstellungsdatum,
 * die Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Art und Umfang 
   der sonstigen Leistung sowie
 * das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe (brutto). 
   Erforderlich ist außerdem der anzuwendende Steuersatz oder gegebenenfalls der
   Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Der Zusatz „Der Rechnungsbetrag enthält die
   gesetzliche Umsatzsteuer“ reicht nicht, es muss der exakte Umsatzsteuersatz genannt
   sein, also in der Regel „7%“ oder „19%“.

## Das ist beim Aufbau einer Rechnung zu beachten

Wer eine ordnungsgemäße Rechnung schreiben will, deren Summe über diesen 250 Euro
liegt, muss beim Erstellen an weitere Punkte denken. Der Aufbau dieser Rechnung 
hat dann zusätzliche Informationen zu berücksichtigen, die laut [Umsatzsteuergesetz](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html)
zu nennen sind. Was muss also auf eine Rechnung?

 * **Das leistende Unternehmen. **Anzugeben sind der Name, die Adresse sowie gegebenenfalls
   der im Handelsregister genannte Gesellschafter oder Geschäftsführer, die Handelsregisternummer
   und das zuständige Gericht. Vorgeschrieben ist zudem die Steuernummer des Unternehmens
   oder alternativ – falls vorhanden – die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte
   [Umsatzsteuer-Identifikationsnummer](https://www.trialog-magazin.de/steuern-und-finanzen/steuern-abgaben/bei-zu-viel-offenheit-drohen-gefaehrliche-datenverluste/).
 * **Der Leistungsempfänger. **Zu nennen sind der Name und die Anschrift.
 * **Das Rechnungs- und Leistungsdatum. **Zu den verpflichtenden Angaben gehören
   für eine ordnungsgemäße Rechnung auch das Datum der Rechnungsstellung sowie der
   Zeitraum beziehungsweise genaue Zeitpunkt der Leistungserbringung oder Lieferung.
   Die Angabe des Lieferscheindatums genügt laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass nur
   in Verbindung mit dem Hinweis, dass das Lieferscheindatum dem Leistungsdatum 
   entspricht.
 * **Die Rechnungsnummer. **Unabdingbar ist auch eine fortlaufende und einmalige
   Rechnungsnummer, kombiniert aus Nummern und gegebenenfalls Buchstaben. Das Unternehmen
   kann sich dafür ein eigenes Format gemäß sinnvoller Ordnungsmerkmale ausdenken.
 * **Die Rechnungspositionen. **Hier ist übersichtlich aufzuführen, was das Unternehmen
   den Kunden konkret berechnet. Das können Artikel, Maschinenleistungen oder Löhne
   für Dienstleistungen sein. Wie eine Rechnung aussehen muss, beeinflusst dieser
   Punkt stark. Die Positionen sind sauber aufgeteilt und in logischer Reihenfolge
   anzugeben. Zu nennen wären etwa die Menge und Art der gelieferten Gegenstände
   mit einer handelsüblichen Bezeichnung sowie Umfang und Art der sonstigen Leistungen.
 * **Die Steuersätze/Steuerbefreiungen.** Wer umsatzsteuerpflichtig ist, muss den
   anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag 
   gesondert ausweisen. Wer keine Umsatzsteuer erhebt, muss auf den Grund dafür 
   hinweisen, etwa die Inanspruchnahme der [Kleinunternehmerregelung](https://www.trialog-magazin.de/steuern-und-finanzen/verzicht-auf-kleinunternehmerregelung-kann-sich-lohnen/).

Wie der Aufbau einer Rechnung aussehen muss, ergibt sich vor allem aus diesen verpflichtenden
Angaben. Darüber hinaus könnten aber weitere Informationen wichtig sein, wenn jemand
eine ordnungsgemäße Rechnung schreiben will.

![](/wp-content/uploads/vid-images/WJumbbT_g74.jpg)

Über die wesentlichen Punkte zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung informiert
dieses Video.

## Weitere mögliche Punkte beim Erstellen einer Rechnung

Beim Erstellen einer Rechnung könnten auch folgende Punkte ihre Berücksichtigung
im Aufbau finden, falls die Angaben erforderlich oder sinnvoll sind.

**Die Aufbewahrungspflicht. **Geht es um grundstücksbezogene Lieferungen und Leistungen
an Privatleute, muss auf eine Rechnung auch der Hinweis, dass eine Aufbewahrungspflicht
von zwei Jahren gilt.
 **SEPA-Lastschrift-Vorabinformation.** Wer den Rechnungsbetrag
per SEPA-Lastschrift einzieht, muss per sogenannter Pre-Notification auf die anstehende
Abbuchung hinweisen. Dies kann einige Tage zuvor mit einem Zusatz auf der Rechnung
geschehen. **Die Zahlungsbedingungen. **Wann eine Rechnung im rechtlichen Sinne 
fällig ist, hängt von den angegebenen Zahlungsbedingungen oder der gesetzlichen 
Zahlungsfrist ab. Deshalb kann eine entsprechende Formulierung je nach den Wünschen
des Unternehmens oder des Kunden beeinflussen, wie eine Rechnung aussehen muss. **
Ein Eigentumsvorbehalt. **Der Rechnungssteller kann sich das Eigentum an der Ware
bis zur vollständigen Bezahlung der Rechnung vorbehalten. So geht sie nicht in die
Insolvenzmasse über, wenn der Kunde vorher Insolvenz anmeldet.** Die Steuerschuld
des Leistungsempfängers. Gegebenenfalls gehört auf eine Rechnung auch der Hinweis
auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers.

## Wie muss eine ordnungsgemäße Rechnung aussehen?

Natürlich sind die gesetzlich verpflichtenden Angaben die Hauptaspekte beim Schreiben
einer Rechnung und beeinflussen erheblich ihren Aufbau. Doch es gibt weitere Gesichtspunkte,
die man beim Erstellen einer Rechnung im Auge behalten sollte. Dabei geht es nicht
nur um das Informieren der Kundschaft über die berechneten Leistungen, sondern eventuell
auch um Eigenwerbung. Und natürlich spielt der gute Ton stets eine entscheidende
Rolle. Auch das kann beeinflussen, wie eine Rechnung aussehen muss. **Die ordnungsgemäße
Rechnung im (steuer-)rechtlichen Sinn folgt klaren Vorgaben. Aber soll sie der Kundenbindung
dienen, muss eine Rechnung manchmal mehr leisten.** So sollte aus dem Aufbau der
Rechnung sofort hervorgehen, ob es um eine wiederkehrende Abo-Rechnung geht. Ob 
es sich um eine Dauerrechnung für eine Leistung handelt, die mehrfach über einen
längeren Zeitraum erbracht wird, etwa für Büromiete. Oder ob es eine Abschlagsrechnung
im Rahmen eines größeren Projekts ist. Ein übersichtlicher Aufbau der Rechnung erleichtert
Empfängern hier die Zuordnung.

## Auf eine Rechnung muss nicht nur das Pflichtprogramm

Beim Aufbau orientiert sich eine ordnungsgemäße Rechnung natürlich an den gesetzlich
verpflichtenden Angaben. Aber wer eine Rechnung erstellen will, muss darüber hinaus
denken. Denn man will zwar im Kern die Rechnung schreiben, um den Rechnungsbetrag
zu erhalten. Aber es geht auch darum, sich noch einmal für die Auftragserteilung
zu bedanken, gute eigene Leistungen zu betonen oder mit entsprechenden Formulierungen
die Basis für mögliche Folgeaufträge zu legen. **Ein Teil der Antwort auf die Frage„
Wie muss eine Rechnung aussehen?“ lautet deshalb auch: So, dass man in Zukunft gerne
weiter zusammenarbeitet.** Auf eine Rechnung muss also immer die übliche Höflichkeit
zwischen Geschäftspartnern in Form entsprechender Floskeln. Aber bei einem direkten,
guten und gegebenenfalls längeren Kontakt dürfen es auch persönlichere Formulierungen
sein – ohne es allerdings zu übertreiben. Zwar ist nach einem Gerichtsurteil etwa
auch eine [Mahnung in Versform](https://www.iurado.de/?site=iurado&p=urteile&id=1152)
zulässig. Genug Ernsthaftigkeit wäre bei der Rechnung im Sinne eine weiteren guten
Zusammenarbeit aber angemessen.

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Mit DATEV Datenprüfung auf der sicheren Seite

Mit der Durchführung digitaler Datenanalysen werden hohe Qualitätsstandards im Bereich
der laufenden Finanzbuchführung und des Jahresabschlusses erzielt. Analysieren Sie
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## Ordnungsgemäße Rechnung darf auch sympathisch sein

Auch wenn es eigentlich reicht, in neutralem Ton eine ordnungsgemäße Rechnung zu
erstellen, dürfen vor dem nackten Rechnungsbetrag gern einige freundliche Worte 
stehen. Das muss zwar nicht auf die Rechnung, wirkt aber sympathisch – und wäre 
beim Aufbau der Rechnung zu berücksichtigen. Als Einstieg empfiehlt sich ein Dank
für den Auftrag oder die Aussage, gerne für einen Kunden gearbeitet zu haben. **
Als Grußformel am Ende der Rechnung könnte ein formelles, aber stets passendes „
Mit freundlichen Grüßen“ stehen.** Oder bei einer engeren Beziehung etwas persönlicher
die Formulierung „Beste Grüße nach…“ Eher distanziert, veraltet und etwas kompliziert
wirken dagegen umständliche Formulierungen wie „verbleiben mit freundlichen Grüßen“.
Regelrecht irritierend können Bandwurmsätze wirken, wie diese gerne genutzte Floskel:„
Für die von uns geleisteten Arbeiten und das von uns gelieferte Material erlauben
wir uns, folgende Leistung in Rechnung zu stellen: …“ Da gibt es sympathischere 
Alternativen.

## Aufbau der Rechnung: Lieber Vorsicht bei Werbung

Wer eine ordnungsgemäße Rechnung erstellen will, könnte leicht auf die Idee kommen,
dieses Schreiben auch zur Werbung zu nutzen. Der Gedanke ist gar nicht so abwegig,
schließlich finden sich in Briefen mit Rechnungen oft noch Beilagen für weitere 
Angebote. Oder die Rechnung folgt dem klassischen Aufbau, aber am Ende steht dann
noch die Bitte um eine Weiterempfehlung. Etwa „Sind Sie zufrieden mit unserer Leistung?
Dann empfehlen Sie uns weiter. Falls nicht, dann sagen Sie uns das.“ **Allerdings
stellt sich in diesem Fall nicht die Frage, was auf eine Rechnung muss, sondern 
was darauf darf. Und da ist Vorsicht angebracht.**

Denn mit der Werbung ist das so eine Sache. Einerseits dürften Werbebeilagen in 
per Brief zugestellten Rechnungen kaum Probleme machen – Hauptsache, die Rechnung
ist als solche zu erkennen und geht nicht unter. Doch viele Rechnungen kommen heutzutage
als PDF per E-Mail an. Und dann kann schon die Bitte um eine positive Bewertung 
[unerlaubte Werbung](http://juris.bundesgerichtshof.de/cgi-bin/rechtsprechung/document.py?Gericht=bgh&Art=en&Datum=Aktuell&Sort=3&Seite=6&nr=87436&pos=198&anz=494)
sein. Das hat der Bundesgerichtshof 2018 entschieden: „Eine Kundenzufriedenheitsbefragung
in einer E-Mail fällt auch dann unter den Begriff der (Direkt-)Werbung, wenn mit
der E-Mail die Übersendung einer Rechnung für ein zuvor gekauftes Produkt erfolgt.“**
Wer Rechnungen per E-Mail verschickt, sollte also Ideen für Werbung in den Rechnungen
selbst oder im Anschreiben anwaltlich prüfen lassen.** Und dann am besten auch gleich
klären lassen, wie viel Werbung in einer per Briefpost zugestellten Rechnung sein
darf beziehungsweise wie die Rechnung dann aussehen muss.

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Rechnungen schreiben – schnell, einfach, wirksam

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## Ordnungsgemäße Rechnung sollte Firmenimage transportieren

De facto ist natürlich jeder öffentliche Auftritt des Unternehmens eine Art von 
Werbung, Marketing oder Präsentation der Corporate Identity. Deshalb ist es wichtig
und erlaubt, eine ordnungsgemäße Rechnung zu schreiben, die zum allgemeinen Firmenauftritt
passt. Darum sollten Unternehmerinnen und Unternehmer fragen: Wie muss eine Rechnung
aussehen, die sich in den Firmenauftritt einfügt. Dann können sie eine Vorlage für
die Rechnung erstellen lassen, auf der sich das gewohnte Logo in den Farben und 
mit den Schriften findet, die auch sonst zum Einsatz kommen.** Solche Elemente sind
beim Aufbau der Rechnung ebenfalls zu berücksichtigen, damit das Unternehmen als
Marke richtig zur Geltung kommt.** Rücksprache mit der Anwalts- und/oder Steuerberatungskanzlei
bietet sich aber auch bei diesem Thema an, damit keine Fehler passieren. Im Zweifelsfall
sollten Aspekte wie Design oder Werbung in den Hintergrund treten. Schließlich ist
eine Rechnung immer noch zunächst eine Rechnung und erst dann eventuell ein Marketingvehikel.

## Leichter eine ordnungsgemäße Rechnung schreiben

Generell ist eine ordnungsgemäße Rechnung in Papierform zu erstellen und versenden.
Das kann mit Word, Excel oder spezieller Software geschehen. Die Rechnung wird ausgedruckt
und per Post verschickt. Ist der Rechnungsempfänger einverstanden, darf die Rechnung
auch digital versendet werden, etwa als unveränderliches PDF-Dokument via E-Mail.
Aber die meisten Unternehmen dürften sich nicht mehr mit Word- oder Excel-Rechnungen
abgeben, die sie als PDFs verschicken.** Vereinfachen lässt sich das Rechnung schreiben
mit spezieller kaufmännischer Software, mit deren Hilfe alle Schritte der Buchführung
aufeinander abgestimmt in einem reibungslosen Workflow stattfinden können**. So 
lässt sich nicht nur der Aufbau der Rechnung kontrollieren sowie einmal zentral 
festlegen, wie die Rechnung aussehen muss. Die Software erleichtert außerdem die
Kontrolle und [rechtssichere Aufbewahrung](https://www.trialog-magazin.de/steuern-und-finanzen/buchfuehrung-bilanz/archivierung-muss-gobd-konform-sein/)
der Rechnungen gemäß GoBD sowie den Datenaustausch mit der Steuerberatungskanzlei.
Darüber hinaus gibt es inzwischen elektronische Rechnungsformate, die auf strukturierten
Daten basieren (XML-Datei).

Bei Geschäften mit der öffentlichen Verwaltung ist die [Erstellung elektronischer Rechnungen](https://www.datev.de/web/de/loesungen/unternehmen/rechnungswesen/die-e-rechnung-wirtschaftlich-oekologisch-digital/)
abhängig vom Bundesland [teilweise sogar Pflicht](https://www.trialog-magazin.de/steuern-und-finanzen/e-rechnung-an-bundesbehoerden-elektronische-rechnung-wird-pflicht/).

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Elektronische Rechnung

Erfüllen Sie bereits heute die gesetzlichen Anforderungen für eine Rechnung, sind
Sie für den Einstieg in die Digitalisierung mit der E-Rechnung bestens gerüstet.
DATEV bietet Ihnen zwei Alternativen:
 **DATEV Mittelstand**: Alle rechnungsschreibenden
Programme von DATEV, beispielsweise DATEV Mittelstand, bieten eine integrierte Komfort-
Lösung, mit der E-Rechnungen in den Formaten XRechnung im Standard sowie ZUGFeRD
ab Version 2.0 erstellt werden, automatisiert im geforderten elektronischen Format
aufbereitet und über den korrekten Zustellweg versendet werden. Hier erfahren Sie
mehr zu [DATEV Mittelstand](https://www.datev.de/web/de/loesungen/unternehmer/rechnungswesen/datev-mittelstand/?stat_Mparam=int_url_datev_mittelstand).**
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[Quelle](https://www.trialog-magazin.de/steuern-und-finanzen/steuern-abgaben/ordnungsgemaesse-rechnung-schreiben/)