# Pflichtangaben auf der Rechnung nicht vergessen

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- Veröffentlicht: 2022-09-12T07:05:13+02:00
- Autor: Thomas Stuppy

Wer eine Rechnung ausstellt oder erhält, muss darauf achten, dass die vorgeschriebenen
Pflichtangaben auf der Rechnung stehen. Sonst droht Ärger mit dem Finanzamt. Ist
etwa auf einer eingehenden Rechnung die Umsatzsteuer nicht korrekt ausgewiesen, 
kann das Unternehmen keine [Vorsteuer geltend machen](https://www.trialog-magazin.de/steuern-und-finanzen/steuern-abgaben/voraussetzungen-fuer-abzug-der-vorsteuer/).**
Und wenn ausgehende Rechnungen von Beträgen über 250 Euro keine laufende Rechnungsnummer
enthalten, könnte der Fiskus nicht dokumentierte Einnahmen vermuten. **Dann steht
schnell die Schätzung zusätzlicher, den zu versteuernden Gewinn erhöhender Umsätze
im Raum. Darum müssen Unternehmer und Unternehmerinnen genau mit der Steuerberatungskanzlei
klären, worauf bei empfangenen und gestellten Rechnungen zu achten ist. Um alle 
Bestandteile auf der Rechnung zu kontrollieren, sollte das Muster einer Rechnung
mit den Pflichtangaben – gerade mit Blick auf die Anforderungen gemäß UStG, also
[Umsatzsteuergesetz](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html) – als
Orientierungshilfe griffbereit liegen. De facto wären bei der Frage nach den Pflichtangaben
auf einer Rechnung sogar zwei Muster sinnvoll. Für [Beträge unter 250 Euro](https://www.trialog-magazin.de/steuern-und-finanzen/kleinbetragsrechnung-birgt-so-manche-steuerfalle/)
sind die Anforderungen nämlich niedriger.

[Welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung?](https://www.maier-steuerberater.de/pflichtangaben-auf-der-rechnung-nicht-vergessen/#h-welche-pflichtangaben-gehoren-auf-eine-rechnung)

[Gibt es Ausnahmen bei Pflichtangaben einer Rechnung?](https://www.maier-steuerberater.de/pflichtangaben-auf-der-rechnung-nicht-vergessen/#h-gibt-es-ausnahmen-bei-pflichtangaben-einer-rechnung)

[So werden Pflichtangaben auf der Rechnung zur Falle](https://www.maier-steuerberater.de/pflichtangaben-auf-der-rechnung-nicht-vergessen/#h-so-werden-pflichtangaben-auf-der-rechnung-zur-falle)

## Welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung?

Generell sind Rechnungen in Papierform auszustellen und zu verschicken. Mit Zustimmung
des Rechnungsempfängers oder der Rechnungsempfängerin ist allerdings auch eine digitaler
Versand möglich, etwa als unveränderliches PDF-Dokument via E-Mail. Darüber hinaus
gibt es inzwischen [elektronische Rechnungsformate](https://www.datev.de/web/de/aktuelles/gesetzesaenderungen/e-rechnung/?stat_Mparam=int_url_datev_erechnung),
die auf strukturierten Daten basieren (XML-Datei). Bei Geschäften mit der öffentlichen
Verwaltung ist die Erstellung elektronischer Rechnungen abhängig vom Bundesland 
[teilweise sogar Pflicht](https://www.trialog-magazin.de/steuern-und-finanzen/e-rechnung-an-bundesbehoerden-elektronische-rechnung-wird-pflicht/).
Je nach elektronischem Rechnungsformat sind weitere Pflichtangaben zu berücksichtigen.**
Grundsätzlich macht das Finanzamt keinen Unterschied zwischen einer Rechnung in 
elektronischer Form oder einer auf Papier. Jede Rechnung muss die nach §14 UStG 
nötigen Pflichtangaben enthalten. **Auch für Aufbewahrungsdauer, Lesbarkeit und 
Unveränderbarkeit gelten bei beiden Varianten gleichermaßen die entsprechenden Anforderungen,
[insbesondere gemäß der GoBD](https://www.trialog-magazin.de/steuern-und-finanzen/buchfuehrung-bilanz/archivierung-muss-gobd-konform-sein/).
Liegt der Betrag über 250 Euro brutto, muss die Rechnung dabei mehr Bestandteile
enthalten als bei einer kleineren Summe – entsprechend sollten am besten zwei verschiedene,
mit der Steuerberatungskanzlei erarbeitete Muster als Orientierungshilfe dienen.

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## Pflichtangaben auf der Rechnung fordert vor allem das UStG

Bei einem Betrag über 250 Euro brutto auf der Rechnung sind laut UStG (Umsatzsteuergesetz)
folgende Pflichtangaben als Bestandteile erforderlich:

 * **Leistendes Unternehmen.** Anzugeben ist der komplette Name und die vollständige
   Adresse, gegebenenfalls auch der im Handelsregister genannte Gesellschafter oder
   Geschäftsführer sowie Handelsregisternummer und zuständiges Gericht. Dazu muss
   entweder die Steuernummer des Unternehmens oder – falls vorhanden – die vom Bundeszentralamt
   für Steuern erteilte [Umsatzsteuer-Identifikationsnummer](https://www.trialog-magazin.de/steuern-und-finanzen/steuern-abgaben/bei-zu-viel-offenheit-drohen-gefaehrliche-datenverluste/)
   genannt sein.
 * **Leistungsempfänger.** Anzugeben sind der vollständige Name und die vollständige
   Anschrift des Kunden oder der Kundin.
 * **Datum.** Zu den Pflichtangaben in der Rechnung zählen das Datum der Rechnungsstellung
   und der Zeitraum beziehungsweise genaue Zeitpunkt der Leistungserbringung oder
   Lieferung. Laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) reicht die Angabe des Lieferscheindatums
   auf der Rechnung nur zusammen mit dem Hinweis, dass das Lieferscheindatum dem
   Leistungsdatum entspricht.
 * **Rechnungsnummer.** Außerdem gehört zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung
   die fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer, kombiniert aus Nummern und gegebenenfalls
   Buchstaben. Das Unternehmen kann sich dafür ein eigenes Format gemäß sinnvoller
   Ordnungsmerkmale ausdenken.
 * **Rechnungspositionen.** Das Unternehmen muss übersichtlich aufführen, was es
   den Kunden konkret berechnet. Das können Artikel, Maschinenleistungen oder Löhne
   für Dienstleistungen sein. Dabei sind die Positionen sauber aufgeteilt in logischer
   Reihenfolge anzugeben. Zu nennen wären beispielsweise die Menge und Art der gelieferten
   Gegenstände mit ihrer handelsüblichen Bezeichnung sowie Umfang und Art der sonstigen
   Leistungen. Auch jede im Voraus vereinbarte Minderung des Rechnungsbetrags in
   Form von Rabatt oder Skonto muss in der Rechnung stehen, falls sie nicht im Rechnungsbetrag
   berücksichtigt wurde.
 * **Steuersätze/Steuerbefreiungen.** Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen und Selbstständige
   müssen den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
   gesondert ausweisen. Zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung gehört laut UStG
   auch der Hinweis auf eine mögliche Steuerbefreiung – Bestandteile könnten dann
   der Verweis auf die Inanspruchnahme der [Kleinunternehmerregelung](https://www.trialog-magazin.de/steuern-und-finanzen/verzicht-auf-kleinunternehmerregelung-kann-sich-lohnen/),
   eine mögliche [Differenzbesteuerung](https://www.ihk.de/hamburg/produktmarken/beratung-service/recht-und-steuern/steuerrecht/umsatzsteuer-mehrwertsteuer/umsatzsteuer-mehrwertsteuer-national/grundsaetzliches-allgemeines/differenzbesteuerung-gebrauchtwarenhandel-1167726)
   oder das Erbringen einer nach §4 UStG [von der Umsatzsteuer befreiten Leistung](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__4.html)
   sein.

## Abseits des UStG braucht manche Rechnung wichtige Angaben

Zusätzlich können auf einer Rechnung außerdem folgende Hinweise sinnvoll oder sogar
vorgeschrieben sein:

 * **Aufbewahrungspflicht.** Der Rechnungssteller muss bei allen grundstücksbezogenen
   Lieferungen und Leistungen an Privatleute darauf hinweisen, dass die Rechnung
   zwei Jahre aufzubewahren ist.
 * **SEPA-Lastschrift-Vorabinformation.** Wird der Rechnungsbetrag per SEPA-Lastschrift
   eingezogen, muss das Unternehmen die Kunden mit einer sogenannten Pre-Notification
   auf die anstehende Abbuchung hinweisen. Dies kann einige Tage zuvor mit einem
   Zusatz auf der Rechnung geschehen.
 * **Zahlungsbedingungen.** Wann eine Rechnung im rechtlichen Sinne fällig ist, 
   hängt von den angegebenen Zahlungsbedingungen oder der gesetzlichen Zahlungsfrist
   ab.
 * **Eigentumsvorbehalt.** Der Rechnungssteller kann sich bis zur vollständigen 
   Bezahlung der Rechnung das Eigentum an der Ware vorbehalten. Falls der Kunde 
   Insolvenz anmeldet, geht die Ware damit nicht in die Insolvenzmasse über.
 * **Steuerschuld des Leistungsempfängers.** Gegebenenfalls gehört auf eine Rechnung
   auch der Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers.

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Über die wesentlichen Punkte zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung informiert
dieses Video.

## Gibt es Ausnahmen bei Pflichtangaben einer Rechnung?

Unbedingt zu beachten ist, dass die Rechnung alle Pflichtangaben insbesondere nach
dem UStG enthält. Sind nicht alle Bestandteile der Rechnung korrekt, droht Ärger
mit dem Finanzamt. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten tunlichst annehmen, 
dass es praktisch keine Ausnahmen bei den Pflichtangaben auf einer Rechnung gibt.
Im Gegenteil sind eher beim Entfall einer Pflicht – etwa dem Abführen der Umsatzsteuer
für Kleinunternehmer – ergänzende Hinweise nötig. **Besser ist deshalb die Frage:
Welche zusätzlichen Pflichtangaben auf Rechnungen gelten für spezielle Fälle?** 
So wäre bei innergemeinschaftlichen Lieferungen neuer Fahrzeuge etwa ergänzend zu
beachten, dass unbedingt die Merkmale aus §1b Abs.2 und Abs.3 UStG in den Rechnungen
stehen sein müssen, also Angaben über die Größe des Fahrzeugs und die bisherige 
Nutzungsdauer beziehungsweise Neuigkeit des Fahrzeugs (§14a Abs.4 UStG). Was bei
speziell geregelten Reiseleistungen nach §25 UStG, bei der Differenzbesteuerung 
oder etwa bei Kunstgegenständen und Antiquitäten zu beachten ist, das sollten Firmenchefs
oder Firmenchefinnen mit ihrer Steuerberatungskanzlei besprechen.

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Mit DATEV Datenprüfung auf der sicheren Seite

Mit der Durchführung digitaler Datenanalysen werden hohe Qualitätsstandards im Bereich
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## Rechnung über kleinere Beträge braucht weniger Pflichtangaben

Bei einer Rechnung sind die jeweils geltenden Pflichtangaben einzuhalten. Allerdings
hat der Gesetzgeber die Vorgaben für Rechnungen mit einer Summe von bis zu 250 Euro
brutto – die sogenannten Kleinbetragsrechnungen – etwas abgesenkt. Laut [§33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung](https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__33.html)
sind in diesem Fall nur vier Pflichtangaben auf der Rechnung zu vermerken:

 * der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens,
 * das Ausstellungsdatum,
 * die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen
   Leistung sowie
 * das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe (brutto) sowie
   der anzuwendende Steuersatz oder gegebenenfalls der Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
   Der Zusatz „Der Rechnungsbetrag enthält die gesetzliche Umsatzsteuer“ reicht 
   dafür nicht, es muss der korrekte Umsatzsteuersatz genannt sein, also in der 
   Regel „7%“ oder „19%“.

Wer kleine Beträge in Rechnung stellt, sollte mit der Steuerberatungskanzlei genau
klären, was dann die formal beste Lösung ist. Es dürfte in der Regel sinnvoll sein,
als Muster eine Rechnung mit den Pflichtangaben für Beträge unter 250 Euro und eine
als Vorlage für höhere Summen anzulegen. Am besten sollten solche Muster in der 
kaufmännischen Software hinterlegt sein, falls keine entsprechend programmierte 
Kasse im Einsatz ist. **Die Steuerberaterin oder der Steuerberater kann dabei unterstützen,
Fehler bei den Pflichtangaben auf einer Rechnung gerade mit Blick auf das UStG zu
vermeiden.** Die Fachleute können kontrollieren, ob alle verpflichtenden Bestandteile
auf einer Rechnung zu finden sind. Wer auf Nummer sicher gehen will, kann auch immer
konsequent alle Pflichtangaben als Bestandteile der Rechnung vorsehen – selbst wenn
es nur um kleine Beträge geht.

## So werden Pflichtangaben auf der Rechnung zur Falle

Trotz aller Sorgfalt sorgen Rechnungen mit fehlenden Pflichtangaben für Probleme,
häufig bei betrieblichen Ausgaben im zwei- oder niedrigen dreistelligen Bereich.
Denn so leicht es für Unternehmen ist, für jede ausgehende Rechnung – auch über 
geringe Beträge – mit der Steuerberatungskanzlei ein rechtssicheres Muster mit allen
Pflichtangaben zu erstellen, so schwierig kann die Kontrolle von kleinere Ausgaben
etwa auf Geschäftsreisen sein. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat 2018 zwar 
geurteilt, der Vorsteuerabzug sei zu gewähren, obwohl eine Rechnung nicht jede Rechnungspflichtangabe
enthält. Voraussetzung: Die Finanzbehörde verfügt über alle Daten, um zu prüfen,
[ob die materiellen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug vorliegen](https://datenbank.nwb.de/Dokument/768561/).**
Trotz dieses steuerzahlerfreundlichen Urteils wäre es jedoch besser, gleich Fehler
zu vermeiden beziehungsweise Rechnungen für Betriebsausgaben auf das Vorhandensein
der Pflichtangaben zu überprüfen.** Auch die Beschäftigten sollten darauf hingewiesen
werden, dass sie vor Bezahlen einer Rechnung genau auf das Vorhandensein der Pflichtangaben
schauen.

## Beim Korrigieren einer Rechnung ist größte Vorsicht geboten

Noch wichtiger ist aber ein weiterer Punkt, der allen Beschäftigten klar sein muss:
Falsche Angaben in einer Eingangsrechnungen nie einfach selbst korrigieren. Entdeckt
jemand in einer Rechnung einen Fehler, reicht es nicht, das in den eigenen Unterlagen
zu berichtigen. So etwas muss mit dem die Rechnung stellenden Unternehmen abgestimmt
sein. Am besten ist es, eine neue korrekte Rechnung anzufordern und den Betrag erst
dann zu überweisen. **Denn mit den Pflichtangaben als Bestandteile einer Rechnung
ist nicht nur im Sinne des UStG nicht zu spaßen.** Was bei falschen oder berichtigten
Rechnungen zu beachten ist, sollten Unternehmerinnen und Unternehmer deshalb unbedingt
mit ihrer Steuerberatungskanzlei klären. Insbesondere, aber nicht nur im Hinblick
auf die Vorsteuer.

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Elektronische Rechnung

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