# Rückstellungen in der Bilanz bilden und buchen

- Link: https://www.maier-steuerberater.de/rueckstellungen-in-der-bilanz-bilden-und-buchen/
- Published: 2022-07-07T06:23:29+02:00
- Author: Thomas Stuppy

Die [Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD)](https://www.trialog-magazin.de/steuern-und-finanzen/buchfuehrung-bilanz/archivierung-muss-gobd-konform-sein/)
schreiben Unternehmen vor, Aufwendungen und Erträge jenem Geschäftsjahr zuzurechnen,
in dem sie entstanden sind. Deshalb müssen sie Rückstellungen in der Bilanz bilden
und buchen – etwa für ausstehende Rechnungen, drohende Prozesskosten oder mögliche
Gewährleistungsansprüche. **Rückstellungen sind laut Definition wahrscheinliche 
Zahlungsverpflichtungen, die wirtschaftlich zum alten Geschäftsjahr zählen und deren
Höhe oder Fälligkeit ungewiss ist. **Der Betrag für Rückstellungen ist zu schätzen,
zu buchen und auf der Passivseite der Bilanz auszuweisen. Rückstellungen sind also
Aufwendungen, die auf das Unternehmen zukommen können, aber nicht zwangsläufig müssen.
Je nachdem, welche Rückstellungen die Firmen bilden und buchen oder auflösen, gelten
unterschiedliche Buchungssätze. Steuerlich profitieren die Unternehmen, denn Rückstellungen
wirken sich auf die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung aus. Das Unternehmensergebnis
sinkt, und so auch die Steuerlast. Die Steuerberaterin oder der Steuerberater informiert
über mögliche Gestaltungsspielräume. Im Unterschied zu den betrieblichen [Rücklagen](https://www.trialog-magazin.de/steuern-und-finanzen/finanzierung-foerderung/in-den-ruecklagen-steckt-die-finanzkraft/)
gelten Rückstellungen allerdings als Fremdkapital, wie folgende Beispiele zeigen:

 * Müssen Firmen verkaufte Geräte während der Garantiezeit reparieren, sind die 
   voraussichtlichen Kosten als Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten zu
   buchen.
 * Rückstellungen sind auch zu bilden, wenn Unternehmen dringende Instandhaltungsarbeiten
   verschieben mussten, diese aber im ersten Quartal des Folgejahres nachholen.
 * Entfällt der Grund für die Rückstellungen, müssen Firmen diese auflösen – etwa,
   weil die Leistung erbracht wurde oder die Garantiezeit abgelaufen ist.

[Was sind Rückstellungen? Eine Definition und Beispiele](https://www.maier-steuerberater.de/rueckstellungen-in-der-bilanz-bilden-und-buchen/#h-was-sind-ruckstellungen-ei-ne-de-fi-ni-tion-und-bei-spie-le)

[Der Klassiker: Rückstellungen für ausstehende Rechnungen](https://www.maier-steuerberater.de/rueckstellungen-in-der-bilanz-bilden-und-buchen/#h-der-klas-si-ker-ruckstellungen-fur-aus-ste-hen-de-rech-nun-gen)

[Wie Sie Rückstellungen bilden, buchen und auflösen](https://www.maier-steuerberater.de/rueckstellungen-in-der-bilanz-bilden-und-buchen/#h-wie-sie-ruckstellungen-bil-den-bu-chen-und-auf-lo-sen)

[Rückstellungen in der Bilanz: Die wichtigsten Buchungssätze](https://www.maier-steuerberater.de/rueckstellungen-in-der-bilanz-bilden-und-buchen/#h-ruckstellungen-in-der-bi-lanz-die-wich-tig-sten-bu-chungs-sat-ze)

[Wo ungewisse Verbindlichkeiten in den Büchern stehen](https://www.maier-steuerberater.de/rueckstellungen-in-der-bilanz-bilden-und-buchen/#h-wo-un-ge-wis-se-ver-bind-lich-kei-ten-in-den-bu-chern-ste-hen)

[Achtung: Rücklagen sind keine Rückstellungen](https://www.maier-steuerberater.de/rueckstellungen-in-der-bilanz-bilden-und-buchen/#h-ach-tung-ruck-la-gen-sind-kei-ne-ruckstellungen)

[Rückstellungen buchen: Das gilt für Steuer- und Handelsbilanz](https://www.maier-steuerberater.de/rueckstellungen-in-der-bilanz-bilden-und-buchen/#h-ruckstellungen-bu-chen-das-gilt-fur-steu-er-und-han-dels-bi-lanz)

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Was bei Urlaubsrückstellungen zu beachten ist, erklärt dieses Video.

## Was sind Rückstellungen? Ei­ne De­fi­ni­tion und Bei­spie­le

Rückstellungen sind laut Definition zukünftige Verbindlichkeiten, die wahrscheinlich
auf Unternehmen zukommen. Allerdings ist unklar, ob beziehungsweise wann und in 
welcher Höhe die Zahlungsverpflichtungen eintreten. Buchführungspflichtige Unternehmen
müssen ungewisse Verbindlichkeiten gewinnmindernd ansetzen, indem sie Rückstellungen
bilden und buchen – nur dann zeigt die Bilanz korrekt die wirtschaftliche Lage des
Unternehmens. **Rückstellungen für ausstehende Rechnungen oder Garantieleistungen,
um Beispiele zu nennen, mindern den Gewinn. Firmen zahlen weniger Steuern und gewinnen
Liquidität. **Sie können finanzielle Reserven aufbauen, sogenannte Rücklagen, da
sie zuvor Rückstellungen in der Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung berücksichtigt
haben. Doch gewinnmindernde Rückstellungen sind nur in gewissen Grenzen und für 
bestimmte Steuerarten erlaubt. Entfällt der Grund für die Rückstellungen, müssen
Unternehmen diese wieder auflösen und die richtigen Buchungssätze anwenden. Für 
Steuer- und Handelsbilanz gelten teilweise unterschiedliche Regeln. Unternehmerinnen
und Unternehmer sollten deshalb mit ihrer Steuerberatungskanzlei klären, [welche Rückstellungen sie bilden und buchen dürfen](https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__249.html)–
hier einige Beispiele. Üblich sind Rückstellungen für

 * **ungewisse Verbindlichkeiten.** Garantie- oder Gewährleistungsverpflichtungen,
   Prozesskosten, Pensionsverpflichtungen, Steuern wie Körperschafts- oder [Gewerbesteuer](https://www.trialog-magazin.de/steuern-und-finanzen/steuern-abgaben/was-ist-gewerbesteuer-wer-in-deutschland-zahlt-sie/),
   Provisionen, Boni und Tantiemen, Lohn- und Gehaltsnachzahlungen, [nicht genommene Urlaubstage](https://www.trialog-magazin.de/personal-und-fuehrung/organisation-management/urlaubsplanung-fuer-2020-sollte-moeglichst-bald-beginnen/)
   der Beschäftigten, [Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen](https://www.trialog-magazin.de/wirtschaft-und-recht/aufbewahrungsfristen-fuer-unternehmen/),
   Jahresabschluss- und Prüfungskosten [inklusive Veröffentlichung](https://www.trialog-magazin.de/wirtschaft-und-recht/unternehmen-wettbewerb/bilanz-veroeffentlichung-gut-vorbereiten/),
   Kosten einer bevorstehenden Betriebsprüfung sowie der sich [daraus ergebenden Steuernachzahlungen](https://www.trialog-magazin.de/steuern-und-finanzen/buchfuehrung-bilanz/steuernachzahlung-nach-betriebspruefung-richtig-buchen/).
 * **drohende Verluste aus schwebenden Geschäften. **Am Bilanzstichtag ist absehbar,
   dass Geschäfte des abgelaufenen Geschäftsjahrs [zu einem Verlust führen](https://www.trialog-magazin.de/steuern-und-finanzen/steuern-abgaben/erweiterte-verlustverrechnung-nutzen/)
   werden – etwa wenn die Einkaufspreise steigen und die Firma laut Vertrag zu einem
   niedrigen Festpreis liefern muss.
 * **unterlassene Instandhaltungsaufwendungen. **Verschieben sich notwendige Instandhaltungen
   ins nächste Geschäftsjahr, sind hierfür Rückstellungen zu bilden und zu buchen.
   Die Arbeiten müssen aber in den ersten drei Monaten des Folgejahrs abgeschlossen
   sein, wenn Betriebe damit Steuern sparen wollen. Andernfalls sind steuerwirksame
   Rückstellungen in der Bilanz verboten. Gebuchte Wertminderungen müssen Firmen
   auflösen, wodurch Gewinn und Steuerlast steigen.
 * **Gewährleistungen aus Kulanzgründen. **Reparieren oder tauschen Firmen beispielsweise
   Geräte auch ohne rechtliche Verpflichtung aus, sind Rückstellungen in der Bilanz
   zu bilden.

## Der Klas­si­ker: Rückstellungen für aus­ste­hen­de Rech­nun­gen

Wer einen Jahresabschluss erstellt, muss Aufwendungen und Erträge dem Geschäftsjahr
zuordnen, [zu dem sie wirtschaftlich gehören](https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__252.html).**
Risiken aus abgeschlossenen Geschäften sind ebenso zu berücksichtigen wie Zahlungsverpflichtungen
gegenüber Kunden und Lieferanten. Unternehmen müssen deshalb Rückstellungen für 
ausstehende Rechnungen bilden und buchen. **Liegt eine Rechnung zum Bilanzstichtag
nicht vor, ist die voraussichtliche Höhe unter dem [Gliederungspunkt sonstige Rückstellungen](https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__266.html)
in der Bilanz auszuweisen. Unternehmen, die ihren Wareneingang mithilfe eines Verrechnungskontos
erfassen, sehen am Saldo, wenn Waren gebucht wurden, aber die Rechnung fehlt. Sie
übernehmen den Saldo als Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen in die
Bilanz. In mittelständischen Firmen melden die Abteilungen fehlende Eingangsrechnungen
an die [Buchhaltung](https://www.maier-steuerberater.de/leistungen/kernkompetenzen/finanzbuchhaltung/).
Selbst wenn die Höhe der Zahlungsverpflichtungen feststeht – also laut Definition
Verbindlichkeiten vorliegen – dürfen Firmen die Rückstellungen für ausstehende Rechnungen
bilden und buchen. Das Finanzamt beanstandet diese Praxis nicht. Gehen die Rechnungen
ein, müssen Unternehmen die Rückstellungen unter Verwendung der richtigen Buchungssätze
auflösen. Zwei Beispiele wären

 * **Rückstellungen buchen: **Betrieblicher Aufwand an Rückstellungen für ausstehende
   Rechnungen.
 * **Rückstellungen auflösen: **Rückstellungen für ausstehende Rechnungen an Verbindlichkeiten
   aus Lieferungen und Leistungen.

## Wie Sie Rückstellungen bil­den, bu­chen und auf­lö­sen

Das Thema Rückstellungen ist komplex, wie die Beispiele zeigen. Buchführungspflichtige
und freiwillig bilanzierende Unternehmen sollten deshalb ihren Steuerberater oder
ihre Steuerberaterin einschalten. Besonders Firmen, die erstmals bilanzieren, weil
sie ihre [Rechtsform ändern](https://www.trialog-magazin.de/personal-und-fuehrung/rechtsformwechsel-kann-sich-fuer-unternehmen-lohnen/)
oder die Umsatz- und Gewinngrenzen überschreiten, brauchen Unterstützung. Gewinnmindernde
Rückstellungen zu bilden und zu buchen, bringt per Definition zwar [Liquiditätsvorteile](https://www.trialog-magazin.de/steuern-und-finanzen/liquiditaetsmanagement-nicht-nur-in-der-unternehmenskrise-wichtig/),
doch die Praxis ist alles andere als einfach. **Bei einer Zahlungsverpflichtung 
in unbekannter Höhe müssen Unternehmen den Betrag der Rückstellungen sorgfältig 
schätzen, buchen und in der Bilanz ausweisen. **Rückstellungen sind immer netto 
zu buchen und abzuzinsen, sobald sie länger als ein Jahr zurückliegen. Zudem fragt
das Finanzamt kritisch nach, wenn Nachweise fehlen, beispielsweise Erfahrungswerte
zu Garantieleistungen oder versicherungsmathematische Berechnungen zur [Höhe von Pensionsverpflichtungen](https://www.trialog-magazin.de/steuern-und-finanzen/buchfuehrung-bilanz/sinkende-zinsen-belasten-betriebsrenten/).
Rücken Beamten zur [Betriebsprüfung](https://www.trialog-magazin.de/steuern-und-finanzen/buchfuehrung-bilanz/bei-der-betriebspruefung-zahlt-sich-gute-vorbereitung-aus/)
an, müssen Firmen ihre Rückstellungen oft gewinnerhöhend auflösen, weil der Fiskus
sie nicht anerkennt. Einnahmen-Überschuss-Rechner dürfen generell keine Rückstellungen
bilden.

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## Rückstellungen in der Bi­lanz: Die wich­tig­sten Bu­chungs­sät­ze

Für Unternehmen sind Rückstellungen in der Bilanz attraktiv, weil sie den Aufwand
buchen, aber nicht sofort Geld abfließt. Die Verschiebung der Zahlung stärkt die
Liquidität und die Aufwandsbuchung senkt den zu versteuernden Gewinn. Deshalb sind
Rückstellungen für ausstehende Rechnungen oder Garantieleistungen, um Beispiele 
zu nennen, eine wichtige Voraussetzung, um Rücklagen aufbauen zu können. Sie tragen
somit entscheidend zur Innenfinanzierung bei. Damit dies funktioniert, sollten Unternehmer
und Unternehmerinnen wissen, welche Rückstellungen sie per Definition bilden und
in der Bilanz ausweisen dürfen – und welche Buchungssätze sie anwenden müssen.**
Entfällt der Grund für die gebildeten Rückstellungen, müssen Firmen diese wieder
auflösen. Dies geschieht erfolgsneutral, wenn Rückstellungen etwa für Garantieleistungen
vollständig verbraucht werden. **Tritt die Zahlungsverpflichtung dagegen nicht ein,
müssen Unternehmen die Rückstellungen gewinnerhöhend auflösen – hier die wichtigsten
Buchungssätze:

 * **Rückstellungen bilden und buchen**: Aufwand für Garantieleistungen an Rückstellungen
   für Garantieleistungen.

 * **Neutrale Buchung, wenn Rückstellungen verbraucht werden**: Rückstellungen für
   Garantieleistungen an Bank/Kasse.

 * **Gewinnwirksame Buchung, wenn Firmen Rückstellungen auflösen:**
    - **Ohne Aufwand: **Rückstellungen für Garantieleistungen an sonstiger betrieblicher
      Ertrag.
    - **Rückstellungsbetrag größer als gebuchter Aufwand: **Rückstellungen für Garantieleistungen
      an Bank (in Höhe des Rechnungsbetrags) und sonstiger betrieblicher Ertrag (
      in Höhe des überschüssigen Betrags).
    - **Rückstellungsbetrag kleiner als gebuchter Aufwand: **Rückstellungen für 
      Garantieleistungen und sonstiger betrieblicher Aufwand (Differenzbetrag) an
      Bank.

## Wo un­­ge­­wis­­se Ver­bind­lich­kei­ten in den Bü­chern ste­hen

Betriebliche Rückstellungen gelten per Definition als Wertminderungen, die in der
Buchführung zu berücksichtigen sind. Firmen bilden Rückstellungen und buchen sie
in der Gewinn- und Verlustrechnung als Aufwand. Entsprechend sind Rückstellungen
auf der Passivseite der Bilanz als Fremdkapital auszuweisen. Sie sind somit Teil
des Jahresabschlusses. Die gebuchten Wertminderungen gliedern sich in der Bilanz
wie folgt:

 * **Pensionsrückstellungen**
 * **Steuerrückstellungen**
 * **Sonstige Rückstellungen**

Allerdings dürfen buchführungspflichtige Unternehmen nur Rückstellungen für bestimmte
Sachverhalte bilden, etwa ausstehende Rechnungen – weitere Beispiele sind bevorstehende
Kosten aus laufenden Gerichtsverfahren oder für die [betriebliche Altersvorsorge](https://www.trialog-magazin.de/steuern-und-finanzen/versicherung-vorsorge/betriebliche-altersvorsorge-ist-pflicht-fuer-arbeitgeber/).**
Verboten sind steuerwirksame Rückstellungen in der Bilanz, wenn es sich dabei um
aktivierungspflichtige Kosten handelt.** Ein Beispiel: Erweitert ein Unternehmen
seine Produktionshalle, darf es keine Wertminderung ansetzen, selbst wenn die Kosten
zum Bilanzstichtag noch ungewiss sind. Weil der fertiggestellte Bau aktiviert und
abgeschrieben wird, dürfen Firmen für diese Kosten laut gesetzlicher Definition 
keine Rückstellungen buchen. Ausgeschlossen sind bilanzielle Wertminderungen auch,
[sobald Kosten steuerlich nicht abziehbar sind](https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__4.html),
etwa staatliche Geldbußen.

## Ach­tung: Rück­la­gen sind kei­ne Rückstellungen

Nur buchführungspflichtige Unternehmen dürfen laut gesetzlicher Definition gewinnmindernde
Rückstellungen bilden und buchen. Wer den Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung
ermittelt, berücksichtigt allein die tatsächlichen Zu- und Abflüsse von Betriebseinnahmen
und -ausgaben. Trotzdem kommt es im Sprachgebrauch häufig zu Verwechslungen zwischen
Rücklagen, die alle Unternehmen bilden, und Rückstellungen. **Rücklagen sind im 
Unterschied zu den Rückstellungen gebundenes Eigenkapital. Also eine finanzielle
Reserve, die jedes Unternehmen braucht, um Verlustjahre überstehen und Anschaffungen
finanzieren zu können. **Dieser finanzielle Puffer erhöht das Eigenkapital und steht
auf der Passivseite der Bilanz. Dies ist aber auch die einzige Gemeinsamkeit zwischen
Rücklagen und Rückstellungen. Die Wertminderungen in der Bilanz tragen aber entscheidend
dazu bei, dass Unternehmen ihre Gewinnrücklagen bilden können. Indem sie Rückstellungen
als Aufwand buchen, drücken sie den steuerpflichtigen Gewinn und können Eigenkapital
aufbauen. Die Steuerberaterin oder der Steuerberater weiß, welche Rückstellungen
erlaubt sind und nennen Beispiele. Sie helfen, Rückstellungen zu buchen und wissen,
wann Unternehmen diese auflösen müssen.

## Rückstellungen bu­chen: Das gilt für Steu­er- und Han­dels­bi­lanz

Wollen Firmen Rückstellungen bilden, buchen und auflösen, um Steuern zu sparen, 
müssen sie jedoch einiges beachten. Denn nicht alle Wertminderungen, die laut Handelsgesetzbuch(
HGB) vorgeschrieben sind, gelten auch für die Steuerbilanz. Hier zwei Beispiele 
von Rückstellungen, die laut Definition in der Bilanz fürs Finanzamt nicht auftauchen
dürfen:

 * Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften sowie
 * Rückstellungen für Instandhaltungs- oder Sanierungsarbeiten, die nicht im ersten
   Quartal des neuen Geschäftsjahrs abgeschlossen sind.

Bilanzielle Wertminderungen für betriebliche Steuerschulden und -nachforderungen
sind sowohl nach HGB als auch im Steuerrecht vorgesehen. Allerdings dürfen Unternehmerinnen
und Unternehmer selbst für die Einkommensteuern und Solidaritätszuschläge laut gesetzlicher
Definition keine Rückstellungen in der Bilanz ausweisen. **Nur die Gesellschaft 
an sich kann Rückstellungen bilden und buchen, etwa für Körperschaft- und Gewerbesteuer.
Grundsteuern, Quellensteuern sowie Strom- und Mineralölsteuer lassen sich auch bilanziell
berücksichtigen.** Einen Sonderfall bildet die Gewerbesteuer: Sie ist keine abzugsfähige
Betriebsausgabe. Trotzdem sind Rückstellungen in der Handels- und Steuerbilanz zu
bilden und zu buchen: Über die richtigen Buchungssätze informiert die Steuerberaterin
oder der Steuerberater. Allerdings müssen Unternehmen die steuerlichen Auswirkungen
der Rückstellungen in der Bilanz für das Finanzamt durch eine außerbilanzielle Hinzurechnung
neutralisieren. Auch hierüber informiert die Steuerberatungskanzlei.

## Wie sind Rück­stel­lungen in der Bi­lanz zu be­wer­ten?

Der größte Unterschied zwischen Handels- und Steuerbilanz liegt in der Bewertung
der Rückstellungen – bilden und buchen Unternehmen die Wertminderungen, sind laut
HGB künftige Preis- und Kostensteigerungen zu berücksichtigen. Die Handelsbilanz
soll die Vermögenswerte schließlich realistisch abbilden. **Im Unterschied dazu 
sind Rückstellungen in der steuerlichen Bilanz zum Stichtag zu bewerten – zum Ende
des Geschäftsjahrs. Der Gesetzgeber schreibt zudem vor, dass Rückstellungen, die
laut Definition über ein Jahr in der Bilanz stehen, abzuzinsen sind. **Der Zinssatz
für solche längerfristigen Wertminderungen beträgt für die Steuerbilanz 5,5 Prozent.
Für die Abzinsung der Rückstellungen in der Handelsbilanz ist jedoch der durchschnittliche
Marktzins der letzten sieben Jahre anzusetzen. Die andauernde Niedrigzinsphase führt
somit zu einer niedrigeren Bewertung langfristiger Rückstellungen in der HGB-Bilanz.
Ärgerlich für Unternehmen: Die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs setzt diesen 
Wert auch als Obergrenze für die Steuerbilanz fest (XIR46/17). Einzige Ausnahme 
sind die Pensionsrückstellungen.

Diese komplexe Materie sollten Unternehmen, die Rückstellungen bilden und buchen,
am besten mit ihrer Steuerberatungskanzlei besprechen. Die Wertminderungen in der
Bilanz können Firmenchefs und Firmenchefinnen geschickt nutzen. Gewinne lassen sich
durch Rückstellungen in der Bilanz so weit drücken, dass Firmen den [Investitionsabzugsbetrag](https://www.trialog-magazin.de/steuern-und-finanzen/buchfuehrung-bilanz/investitionsabzugsbetrag-kuenftig-gelten-neue-regeln/)
in Anspruch nehmen können. Wie der IAB Investitionen erleichtert, zeigt folgendes
Video.

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[Quelle](https://www.trialog-magazin.de/steuern-und-finanzen/steuern-abgaben/rueckstellungen-in-der-bilanz-bilden/)