Das neue BMF-Schreiben: Update für Ihre Reisekostenabrechnung
Für Unternehmen und Geschäftsreisende gehört es zur jährlichen Routine: Das Bundesministerium der Finanzen passt die steuerlichen Pauschalen für Auslandsreisen an die wirtschaftliche Realität an. Hintergrund sind die sich verändernden Lebenshaltungskosten (insbesondere für Verpflegung und Übernachtung) in den verschiedenen Ländern weltweit.
Das aktuelle BMF-Schreiben datiert vom 5. Dezember 2025 und regelt verbindlich die steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab dem 1. Januar 2026.
Was ändert sich konkret?
Das BMF veröffentlicht mit diesem Schreiben eine aktualisierte Tabelle („Übersicht der Pauschbeträge“). Diese Liste enthält für nahezu jedes Land der Erde (und teils spezifische Städte wie London, New York oder Tokio) zwei zentrale Werte:
- Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand: Diese Sätze regeln, wie viel Geld ein Arbeitnehmer steuerfrei ersetzt bekommen kann (oder ein Unternehmer als Betriebsausgaben geltend machen darf), wenn er sich beruflich im Ausland aufhält. Unterschieden wird wie üblich zwischen einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden und einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden (sowie An-/Abreisetagen).
- Pauschbeträge für Übernachtungskosten: Diese Werte sind primär für die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber relevant. (Hinweis für Unternehmer/Selbstständige: Sie müssen in der Regel weiterhin die tatsächlichen Übernachtungskosten per Beleg nachweisen; die Pauschale gilt für Sie nicht als Betriebsausgabe).
Wichtig für die Praxis: Abgrenzung zum Jahreswechsel
Die neuen Werte gelten für alle Reisen, die ab dem 1. Januar 2026 stattfinden. Für Reisen, die im Jahr 2025 begonnen haben und ins Jahr 2026 hineinreichen, ist in der Abrechnung genau zu trennen:
- Für Reisetage bis zum 31.12.2025 gelten die alten Pauschalen.
- Für Reisetage ab dem 01.01.2026 sind die neuen Werte aus dem BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 maßgeblich.
Handlungsbedarf für Arbeitgeber
Damit die erste Reisekostenabrechnung im neuen Jahr nicht zu Fehlern führt, sollten Sie folgende Punkte prüfen:
- Software-Update: Nutzen Sie eine Software für Reisekosten oder Lohnabrechnung (z. B. DATEV)? Stellen Sie sicher, dass die neuen Ländertabellen für 2026 eingepflegt sind.
- Interne Richtlinien: Falls Sie Ihren Mitarbeitern feste Spesen zahlen, prüfen Sie, ob diese an die neuen steuerlichen Höchstgrenzen angepasst werden sollen.
Fazit: Rechtssicherheit für das globale Geschäft
Mit der Veröffentlichung des Schreibens herrscht nun Klarheit für die Kalkulation im neuen Jahr. Die Anpassung der Pauschalen sorgt dafür, dass die steuerfreie Erstattung von Reisekosten an das aktuelle Preisniveau im Ausland angeglichen bleibt.
Wir haben die detaillierten Ländertabellen für Sie vorliegen. Sollten Sie Fragen zu spezifischen Destinationen oder der korrekten Abrechnung über den Jahreswechsel haben, sprechen Sie uns gerne an.
