Zwischen dem Betrieb, der Mitte Januar einen vollständigen Ordner abgibt, und dem, der bis Mai Unterlagen nachreicht, liegen selten Fleiß oder Ordnungssinn. Meistens liegt dazwischen nur die Frage, ob jemand rechtzeitig gesagt hat, was gebraucht wird. Dieser Beitrag sagt es.
Vorweg die Einordnung, wen es überhaupt betrifft: Wer seinen Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, erstellt keinen Jahresabschluss, sondern übermittelt die Anlage EÜR. Bilanzieren muss, wer nach Handelsrecht dazu verpflichtet ist – jede GmbH etwa – oder wer die steuerlichen Grenzen des § 141 AO überschreitet: mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn.
Die Buchführungspflicht nach § 141 AO beginnt nicht automatisch mit dem Überschreiten der Grenze, sondern erst mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die entsprechende Mitteilung des Finanzamts folgt (§ 141 Abs. 2 AO). Wer die Schwelle 2026 reißt, aber keine Mitteilung erhält, rechnet zunächst weiter mit der EÜR.
Was noch ins alte Jahr gehört
Einige Arbeiten lassen sich im Januar nicht mehr nachholen, weil sie an den Stichtag gebunden sind.
Die Inventur ist die wichtigste davon. Zum Abschlussstichtag sind die Bestände körperlich aufzunehmen (§ 240 Abs. 2 HGB) – Waren, Roh- und Hilfsstoffe, unfertige Leistungen. Wer im Februar aus dem Warenwirtschaftssystem einen Bestand ausdruckt, hat keine Inventur durchgeführt, sondern eine Auswertung. Die Aufzeichnungen sollten Datum, aufnehmende Person und Bewertungsgrundlage erkennen lassen.
Ebenfalls stichtagsbezogen: die Kassenbestandsaufnahme bei Betrieben mit Bargeschäften und die Zählung der Anlagegüter, die tatsächlich noch vorhanden sind. Geräte, die längst entsorgt wurden, aber im Anlagenverzeichnis stehen, verfälschen die Abschreibung.
Die Unterlagen, die erfahrungsgemäß fehlen
Kontoauszüge und Belege liegen meistens vor. Was fehlt, ist fast immer aus derselben Gruppe:
- Saldenbestätigungen der Banken zum 31.12., einschließlich Darlehenskonten mit Restsaldo und der Aufteilung in Zins und Tilgung
- Offene-Posten-Listen für Forderungen und Verbindlichkeiten zum Stichtag
- Verträge, die im Jahr neu abgeschlossen wurden – Leasing, Miete, Darlehen, Gesellschafterverträge
- Belege zu Anschaffungen über 800 Euro netto, weil sie über die Nutzungsdauer verteilt werden und nicht im laufenden Aufwand landen
- Bestandsliste des Warenlagers mit Bewertungsgrundlage
- Lohnjournale und Beitragsnachweise, falls die Lohnbuchhaltung nicht ohnehin in der Kanzlei läuft
Ein Punkt, der regelmäßig übersehen wird: Bewegungen zwischen betrieblicher und privater Sphäre. Privatentnahmen, private Kfz-Nutzung, betrieblich veranlasste Zahlungen vom Privatkonto. Diese Vorgänge stehen in keinem Beleg, sie müssen erklärt werden. Wer sie nicht laufend erfasst, sucht sie im Frühjahr in einem Jahr alter Kontoauszüge.
Zwei Bewertungsfragen, die Geld bedeuten
Forderungen
Zum Stichtag ist jede offene Forderung darauf zu prüfen, ob sie noch werthaltig ist (§ 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB). Wer weiß, dass ein Kunde seit Monaten nicht zahlt oder insolvent ist, muss das im Abschluss abbilden – sonst weist die Bilanz einen Vermögenswert aus, den es nicht mehr gibt, und der Gewinn ist zu hoch. Eine kurze Liste der zweifelhaften Forderungen mit dem jeweiligen Sachstand ist deshalb mehr wert als eine reine Summe.
Rückstellungen
Für ungewisse Verbindlichkeiten sind Rückstellungen zu bilden (§ 249 Abs. 1 HGB) – etwa für ausstehende Gewährleistungen, laufende Rechtsstreitigkeiten, die Kosten der Abschlusserstellung selbst oder die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Das ist kein Gestaltungsspielraum, sondern eine Pflicht, wenn die Voraussetzungen vorliegen. Die Kanzlei kann sie aber nur bilden, wenn sie von dem Sachverhalt erfährt.
Fristen
Die Aufstellung des Abschlusses hat bei Kapitalgesellschaften grundsätzlich innerhalb von drei Monaten nach dem Stichtag zu erfolgen; kleine Gesellschaften haben bis zu sechs Monate Zeit (§ 264 Abs. 1 HGB). Für Einzelkaufleute und Personengesellschaften gilt die weichere Vorgabe des § 243 Abs. 3 HGB – innerhalb der einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entsprechenden Zeit.
Offenlegungspflichtige Gesellschaften müssen den Abschluss spätestens zwölf Monate nach dem Stichtag beim Unternehmensregister einreichen (§ 325 Abs. 1a HGB). Wird die Frist versäumt, leitet das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren ein. Das ist der Punkt, an dem eine verspätete Abgabe tatsächlich Geld kostet.
Und noch ein Hinweis zur Aufbewahrung: Für Buchungsbelege wurde die Frist auf acht Jahre verkürzt. Für Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und die zugehörigen Arbeitsanweisungen bleibt es bei zehn Jahren.
Digital abgeben statt Ordner schleppen
Als DATEV Digitale Kanzlei nehmen wir Belege, Auszüge und Listen digital entgegen – laufend über das Jahr, nicht gesammelt im Januar. Der Unterschied ist nicht die Bequemlichkeit, sondern der Zeitpunkt der Rückfragen: Ein unklarer Beleg lässt sich im Februar desselben Jahres in zwei Minuten klären und vierzehn Monate später manchmal gar nicht mehr. Für unsere Mandanten in Saarbrücken und Mannheim stellen wir vor dem Jahreswechsel eine auf den Betrieb zugeschnittene Unterlagenliste bereit.
Abschluss ohne Nachfassschleifen
Sie wollen den Jahresabschluss 2026 zügig hinter sich bringen? Sprechen Sie uns vor dem Jahreswechsel an – wir stimmen ab, welche Unterlagen für Ihren Betrieb gebraucht werden und was noch ins alte Jahr gehört.
Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand August 2026 wieder und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Welche Unterlagen und Bewertungsfragen im Einzelfall relevant sind, hängt von Rechtsform, Größe und Branche des Betriebs ab. Angaben ohne Gewähr.
