Ordnung in der Steuerdokumentation spart Zeit und schützt vor Risiken bei einer Betriebsprüfung. Doch seit 2025 gelten neue Fristen: Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege verkürzt. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen, welche Unterlagen Sie wie lange aufbewahren müssen – auf dem Stand 2026.
Das hat sich geändert: Buchungsbelege nur noch 8 Jahre
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV, verkündet im Bundesgesetzblatt am 29.10.2024) wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b UStG).
🔴 Wichtig zum Übergang: Die verkürzte Frist gilt ab dem 1. Januar 2025 für alle Buchungsbelege, deren bisherige 10-Jahres-Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Sie betrifft also nicht nur neue, sondern auch bestehende Belege.
Die Fristen im Überblick (§ 147 AO, § 257 HGB)
10 Jahre
- Bücher und Aufzeichnungen (Hauptbuch, Journale)
- Jahres- und Konzernabschlüsse, Lageberichte
- Eröffnungsbilanzen und Inventare
- Verfahrensdokumentation und Arbeitsanweisungen (z. B. für Kassensysteme)
8 Jahre (neu seit 2025)
- Buchungsbelege: Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Quittungen, Liefer- und Zahlungsbelege, Auftragsbestätigungen
- Kontoauszüge und Bankbelege
6 Jahre
- Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe (Angebote, Verträge, Korrespondenz)
- Sonstige Unterlagen mit steuerlicher Bedeutung
Fristbeginn: Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Für eine Rechnung aus Oktober 2025 beginnt die 8-Jahres-Frist am 1. Januar 2026 und endet am 31. Dezember 2033.
Wichtige Ausnahmen – nicht zu früh vernichten
- Banken, Versicherungen, Wertpapierinstitute: Für diese bleibt es bei 10 Jahren für Buchungsbelege (Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung, Kabinettsbeschluss vom 06.08.2025).
- Laufende Festsetzungsverjährung: Solange Unterlagen steuerlich relevant sind und die Festsetzungsfrist nicht abgelaufen ist (§§ 169, 170 AO) – etwa bei Einspruch, Betriebsprüfung oder später abgegebener Steuererklärung – verlängert sich die Aufbewahrungspflicht.
- Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung beträgt die Festsetzungsverjährung 10 Jahre (§ 169 Abs. 2 Satz 2 AO). Im Zweifel sollten Sie Unterlagen daher 10 Jahre aufbewahren.
Elektronische Belege und die GoBD
Für digitale Belege gelten dieselben Fristen – und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form (GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019, BStBl. I S. 1269). GoBD-konform bedeutet:
- Vollständig und unverändert erhalten
- Jederzeit lesbar und maschinell auswertbar
- Nach Jahr und Belegart geordnet
- Vor unbefugtem Zugriff geschützt und vor Verlust gesichert
Das einfache Ablegen von PDFs auf einem privaten PC oder in einer beliebigen Cloud ist nicht revisionssicher und kann bei einer Betriebsprüfung zu Problemen führen.
Tipps für eine rechtssichere Archivierung
- Professionelle Lösungen nutzen: Als digitale DATEV-Kanzlei setzen wir auf DATEV Unternehmen Online – eine Lösung, die GoBD-konforme Archivierung gewährleistet.
- Fristen trennen: Legen Sie für 6-, 8- und 10-Jahres-Unterlagen getrennte Ablagen an. So können Sie gezielt aussortieren.
- Im Zweifel länger aufbewahren: Wegen der Festsetzungsverjährung ist die 10-Jahres-Aufbewahrung oft die sichere Wahl.
- Papierbelege GoBD-konform digitalisieren: Das Originalpapier kann nach einer angemessenen Kontrollfrist vernichtet werden.
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Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Stand: März 2026.
