Empfangen mussten Unternehmen E-Rechnungen schon seit Anfang 2025 – ohne Übergangsfrist, ohne Ausnahme. Für das Ausstellen galt bisher eine Schonfrist. Die endet zum 1. Januar 2027 für den ersten Teil der Betriebe, ein Jahr später für alle übrigen. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt, darf inländische Rechnungen an andere Unternehmen ab 2027 nur noch als E-Rechnung ausstellen.
Das Datum ist deshalb wichtiger, als es klingt: Maßgeblich ist der Umsatz des laufenden Jahres. Wer jetzt im August 2026 auf seine Zahlen schaut, kann ziemlich genau absehen, ob er in die erste oder in die zweite Stufe fällt.
Die drei Stufen
- Seit 1. Januar 2025: Jeder inländische Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Das gilt auch für Kleinunternehmer und für Betriebe, die ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen – etwa Praxen oder Vermieter von Wohnraum.
- Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für Unternehmer, deren Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag.
- Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für alle übrigen inländischen B2B-Umsätze.
Die Schwelle bezieht sich auf den Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG, also auf den gesamten steuerbaren Umsatz des Unternehmens. Nicht auf den Gewinn, und auch nicht nur auf die Rechnungen an Geschäftskunden. Ein Handwerksbetrieb mit 810.000 Euro Umsatz, davon 300.000 Euro aus Privataufträgen, fällt in die erste Stufe. Ein Betrieb mit 780.000 Euro hat noch ein Jahr länger Zeit – aber eben nur ein Jahr.
Was als E-Rechnung gilt – und was nicht
Der häufigste Irrtum betrifft die PDF-Rechnung. Sie ist keine E-Rechnung. § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG verlangt ein strukturiertes elektronisches Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und maschinell verarbeitet werden kann. Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung, kein Datensatz – daran ändert auch der Versand per E-Mail nichts.
In der Praxis laufen zwei Formate: XRechnung, ein reiner XML-Datensatz ohne Sichtkomponente, und ZUGFeRD, bei dem der XML-Datensatz in ein PDF eingebettet ist. ZUGFeRD ist für kleinere Betriebe meist der bequemere Weg, weil der Empfänger die Rechnung weiterhin einfach ansehen kann. Zu beachten ist, dass nicht jedes ZUGFeRD-Profil genügt – die schlanken Varianten enthalten zu wenige Daten, um der Norm zu entsprechen.
Was dauerhaft ausgenommen bleibt: Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV) und Rechnungen über steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Und: Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen dauerhaft keine E-Rechnungen ausstellen – § 34a UStDV, eingefügt durch das Jahressteuergesetz 2024. Empfangen können müssen sie trotzdem.
Der letzte Punkt wird oft falsch dargestellt. In vielen Ratgebern steht, auch Kleinunternehmer müssten ab 2028 E-Rechnungen ausstellen. Das entspricht nicht der geltenden Fassung der Durchführungsverordnung.
Der Punkt, der in der Praxis wehtut: Archivierung
Über das Ausstellen wird viel geschrieben, über die Aufbewahrung wenig. Dabei liegt hier das größere Risiko, und es besteht bereits seit 2025. Eine E-Rechnung ist im ursprünglichen strukturierten Format aufzubewahren, unveränderbar, zehn Jahre lang. Wer die XML-Datei öffnet, als PDF ausdruckt und ablegt, hat die Rechnung nicht aufbewahrt – er hat ein Abbild davon aufbewahrt.
Bei einer Betriebsprüfung wird der ursprüngliche Datensatz verlangt. Ein Ordner mit Ausdrucken hilft dann nicht weiter. Wer Eingangsrechnungen bisher aus dem Mailpostfach heraus verarbeitet und die Anhänge dort belässt, sollte das vor der nächsten Prüfung ändern.
Was bis zum Jahreswechsel zu tun ist
Der Umstellungsaufwand ist bei den meisten kleinen Betrieben überschaubar – vorausgesetzt, man fängt nicht im Dezember an. Vier Punkte:
- Umsatz 2026 prüfen. Liegt die Hochrechnung nahe an 800.000 Euro, gilt die Pflicht ab Januar 2027. Das ist eine Frage von zehn Minuten und entscheidet über den ganzen Zeitplan.
- Rechnungsprogramm prüfen. Kann es XRechnung oder ZUGFeRD im richtigen Profil erzeugen? Bei den meisten Anbietern ist das inzwischen eine Einstellung, keine Neuanschaffung.
- Eingangsseite ordnen. Ein fester Ablageort für eingehende E-Rechnungen im Originalformat, getrennt vom Mailpostfach.
- Stammdaten der Kunden ergänzen. Für den Versand braucht es eine Rechnungs-Mailadresse oder Leitweg-ID, und die sammelt man besser vorher ein als beim ersten Versuch.
Umstellung mit der Kanzlei abstimmen
Als DATEV Digitale Kanzlei arbeiten wir mit unseren Mandanten in Saarbrücken und Mannheim ohnehin mit digitalen Belegstrecken – die E-Rechnung fügt sich dort ein, statt einen neuen Prozess zu erzwingen. Wir sehen uns an, was Ihre Rechnungssoftware kann, sagen Ihnen, welche Stufe für Sie gilt, und richten die Übergabe an die Buchhaltung so ein, dass die Datensätze durchlaufen, statt zweimal erfasst zu werden.
E-Rechnung rechtzeitig einrichten
Sie wissen nicht, ob Sie ab 2027 oder ab 2028 verpflichtet sind – oder ob Ihre Software das passende Format erzeugt? Wir sehen uns Ihre Zahlen und Ihren Rechnungsprozess an.
Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand August 2026 wieder und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Die Verwaltungsauffassung zur E-Rechnung wurde seit 2024 mehrfach angepasst; maßgeblich ist die jeweils aktuelle Fassung des BMF-Anwendungsschreibens. Angaben ohne Gewähr.
