Inventur richtig durchführen: Pflicht, Verfahren, Bewertung

Die Inventur hat den Ruf, eine Nacht Arbeit zwischen Weihnachten und Silvester zu sein. Das muss sie nicht sein. Das Handelsgesetzbuch lässt vier verschiedene Wege zu, den Bestand festzustellen, und drei davon kommen ohne die Zählung am 31. Dezember aus. Wer sie nutzen will, muss die Entscheidung allerdings vorher treffen — im November, nicht am Stichtag.

Wen die Pflicht trifft

Jeder Kaufmann hat zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein Inventar aufzustellen, in dem Grundstücke, Forderungen, Schulden, der Betrag des baren Geldes und die sonstigen Vermögensgegenstände genau verzeichnet und mit ihrem Wert angegeben werden (§ 240 Abs. 1 und 2 HGB). Das Geschäftsjahr darf zwölf Monate nicht überschreiten, und das Inventar ist innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit aufzustellen.

Zwei Befreiungen sind praktisch bedeutsam. Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, brauchen weder Bücher zu führen noch ein Inventar aufzustellen (§ 241a HGB). Steuerlich beginnt die Buchführungspflicht nach § 141 AO bei mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn — und zwar erst mit dem Wirtschaftsjahr, das der Mitteilung des Finanzamts folgt. Diese Mitteilung ist kein Formalismus: Ohne sie entsteht die Pflicht nicht.

Wer seinen Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG durch Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, ist zur Inventur nicht verpflichtet. Das entbindet nicht davon, das Anlagevermögen im Anlageverzeichnis zu führen — und es endet in dem Moment, in dem die Schwellen des § 141 AO überschritten und mitgeteilt sind.

Vier Wege zum Bestand

Der Regelfall ist die körperliche Bestandsaufnahme zum Bilanzstichtag: zählen, messen, wiegen. Bei Waren, die sich nicht sinnvoll zählen lassen, ist eine Schätzung zulässig, wenn sie nachvollziehbar hergeleitet ist.

Die Stichtagsnahe Aufnahme verschiebt die Zählung um wenige Tage. Nach R 5.3 EStR darf sie innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag erfolgen, wenn die Bestandsveränderungen zwischen Aufnahme und Stichtag ordnungsgemäß fortgeschrieben werden. Für die meisten Betriebe ist das die einfachste Erleichterung, weil sie an den Abläufen nichts ändert.

Die verlegte Inventur geht weiter. Die Aufnahme darf innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Schluss des Geschäftsjahres stattfinden, sofern durch ein den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechendes Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren gesichert ist, dass der Bestand zum Stichtag ordnungsgemäß bewertet werden kann (§ 241 Abs. 3 HGB). Damit lässt sich die Zählung in den November oder in den Februar legen — in den Handel gesprochen: raus aus dem Weihnachtsgeschäft.

Die permanente Inventur kommt ganz ohne körperliche Aufnahme zum Stichtag aus, wenn durch ein anderes Verfahren gesichert ist, dass der Bestand nach Art, Menge und Wert auch ohne sie festgestellt werden kann (§ 241 Abs. 2 HGB). Voraussetzung ist eine Lagerbuchführung, in der jeder Zugang und jeder Abgang belegt erfasst wird, und mindestens eine körperliche Aufnahme jedes Artikels im Laufe des Jahres.

Die Stichprobeninventur schließlich erlaubt es, den Bestand mit Hilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden auf Grundlage von Stichproben zu ermitteln (§ 241 Abs. 1 HGB). Das Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen, und der Aussagewert des Inventars muss dem einer körperlichen Aufnahme gleichkommen. In der Praxis lohnt sich das erst bei großen, homogenen Lagerbeständen.

Erleichterungen bei gleichartigen Beständen

Sachanlagen sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe können mit gleichbleibender Menge und gleichbleibendem Wert angesetzt werden, wenn sie regelmäßig ersetzt werden, ihr Gesamtwert für das Unternehmen von nachrangiger Bedeutung ist und ihr Bestand nur geringen Schwankungen unterliegt. Eine körperliche Bestandsaufnahme ist dann in der Regel alle drei Jahre durchzuführen (§ 240 Abs. 3 HGB). Das ist der klassische Weg für Schrauben, Verpackungsmaterial oder Gläser in der Gastronomie.

Daneben können gleichartige Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens zu einer Gruppe zusammengefasst und mit dem gewogenen Durchschnittswert angesetzt werden (§ 240 Abs. 4 HGB). Steuerlich darf zusätzlich unterstellt werden, dass die zuletzt angeschafften Wirtschaftsgüter zuerst verbraucht wurden, soweit das den handelsrechtlichen Grundsätzen entspricht (§ 6 Abs. 1 Nr. 2a EStG).

Die Bewertung entscheidet über den Gewinn

Gezählt ist nicht bewertet. Vorräte werden mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten angesetzt; ist der Teilwert aufgrund einer voraussichtlich dauernden Wertminderung niedriger, kann er angesetzt werden (§ 6 Abs. 1 Nr. 2 EStG). Genau hier liegt der Hebel, den die Inventur eröffnet: Ladenhüter, beschädigte Ware, Artikel mit abgelaufener Saison. Wer den niedrigeren Wert ansetzen will, braucht dafür eine Grundlage in der Aufnahme — eine Notiz zum Zustand, ein Datum, eine Begründung. Nachträglich lässt sich das nicht herstellen.

Was die Aufzeichnung leisten muss

Die Inventurunterlagen sind Teil der Buchführung. Aufzeichnungen dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO); für elektronisch geführte Aufzeichnungen gelten die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14.07.2025). Inventare sind zehn Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 3 Satz 1 AO).

Für die Prüfung durch das Finanzamt zählt, ob sich der Weg vom Zählzettel zur Bilanzposition nachvollziehen lässt. Dazu gehören die Aufnahmelisten mit Datum und Namen der aufnehmenden Person, die Angabe des angewandten Verfahrens und, bei verlegter oder permanenter Inventur, die Fortschreibung bis zum Stichtag.

• Fremdes Eigentum — Kommissionsware, Leihgebinde, Kundenmaterial — gesondert erfassen und nicht in die eigenen Bestände übernehmen.
• Eigene Ware in fremdem Gewahrsam, etwa im Konsignationslager oder auf dem Transportweg, gehört dagegen in das Inventar.
• Zählzettel fortlaufend nummerieren und vollständig ablegen, auch die leer gebliebenen.
• Das gewählte Verfahren vorab schriftlich festlegen, statt es hinterher aus den Unterlagen zu rekonstruieren.

Inventurverfahren vor dem Stichtag festlegen

Ob die verlegte Inventur oder ein Festwert für Ihren Betrieb in Betracht kommt, hängt an der Struktur der Bestände und an der Lagerbuchführung. Wir klären das mit Ihnen, solange die Entscheidung noch offensteht.

Dr. Friedbert Maier Steuerberatungsgesellschaft mbH, Standort Saarbrücken

Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Ob ein Inventurvereinfachungsverfahren im konkreten Betrieb zulässig ist, hängt von den Verhältnissen des Einzelfalls ab.